Privacy policy | INretail

INretail bestaat uit de vereniging INretail, INretail Service B.V, Stichting Erkenning woonbranche en Stichting Garantieregelingen CBW.

Als INretail zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacy policy, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan deze pagina.

 

Verwerking van persoonsgegevens van leden

Persoonsgegevens van verenigingsleden en contactpersonen van verenigingsleden worden door INretail verwerkt om uitvoering te kunnen geven aan de verenigingsdoelen. De vereniging heeft als ondernemersorganisatie ten doel het verbeteren van de kwaliteit en het professionaliseren van het ondernemerschap in de non-food detailhandel alsmede het behartigen van individuele en collectieve belangen van haar leden, een en ander in de ruimste zin van het woord zoals beschreven in de statuten. Als contactpersoon heb je zelf in de hand in hoeverre je betrokken bent bij de vereniging of gebruik maakt van dienstverlening van de vereniging. In ieder geval worden de gegevens gebruikt om een volledige ledenadministratie te kunnen voeren. Verder kunnen de gegevens worden gebruikt om:

  • Met je in contact te kunnen treden en te kunnen reageren op door jou gestelde vragen wanneer je gebruikt maakt van een onze adviesdiensten.
  • Voor het nakomen van de afspraken tussen INretail en onze partners;
  • Voor statistisch onderzoek in het kader van de taken en doelen van INretail (zoals onderzoek welke producten/diensten populair/succesvol zijn);
  • Voor het verbeteren van de dienstverlening van INretail;
  • Voor het naleven van wettelijke verplichtingen;
  • Voor eventuele geschilbeslechting;
  • Voor het uitvoeren van een kredietbeoordeling.
  • Voor ondernemers die onder het lidmaatschap Wonen vallen is een kredietbeoordeling van toepassing bij het aangaan van het lidmaatschap. Op het moment dat je lid wenst te worden, verstrekken wij jouw gegevens aan Economic Data Resources B.V. (EDR). EDR zal op basis van deze gegevens een advies geven over de  kredietwaardigheid van de onderneming en eventuele negatieve bemerkingen ten aanzien van het bestuur/leiding van de onderneming. EDR gebruikt deze gegevens voor onderzoek naar de kredietwaardigheid en contactgegevens van jou en jouw onderneming. Als je bezwaar wilt maken of informatie wenst over het gebruik van jouw persoonsgegevens door EDR, zie: https://www.edrcreditservices.nl/privacy-statement/

De grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is de lidmaatschapsovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan INretail de volgende persoonsgegevens van jou verwerken:

  • naam;
  • adres;
  • woonplaats;
  • (mobiel) telefoonnummer;
  • e-mailadres;
  • geslacht;
  • geboortedatum;
  • omzetgegevens;
  • bankgegevens;
  • BTW nummer.

Jouw persoonsgegevens worden door INretail opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna gedurende maximaal 20 jaar in verband met diensten die zijn afgenomen en de aansprakelijkheid en verantwoordelijkheid die wij als organisatie daarvoor dragen.

Als medewerker of contactpersoon van een organisatie die bij INretail is aangesloten kan je een gebruikersnaam en wachtwoord krijgen om in te loggen op het besloten gedeelte van de website. Wij slaan het wachtwoord versleuteld op en kunnen deze niet inzien. Als gebruiker ben je zelf verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met de gebruikersnaam en het wachtwoord. Wanneer je vermoedt dat het wachtwoord bij onbevoegden bekend is, dien je INretail hiervan zo snel mogelijk van op de hoogte te brengen zodat er maatregelen genomen kunnen worden.

Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees

Persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees worden door INretail verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Het informeren van geabonneerden over ontwikkelingen in de branche, evenementen en aanbiedingen van collectieve partners;

Grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is de lidmaatschapsovereenkomst of de toestemming die wordt gegeven om je in te schrijven voor onze nieuwsbrief.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan INretail de volgende persoonsgegevens van jou verwerken:

  • naam;
  • e-mailadres;

Jouw persoonsgegevens worden door INretail opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de periode dat men aangemeld is.

Verwerking van deelnemers aan evenementen of webinars

Persoonsgegevens van deelnemers aan evenementen of webinars worden door INretail verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Het registreren van deelnemers van een evenement of bijeenkomst;
  • Het uitvoeren van tevredenheidsonderzoek na een evenement;
  • Het verzorgen van een mailing na de deelname met daarin informatie over het evenement of Webinar.

Grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is de lidmaatschapsovereenkomst of inschrijving voor een evenement/Webinar.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan INretail de volgende persoonsgegevens van jou verwerken:

  • Naam;
  • e-mailadres;
  • geslacht;
  • geboortedatum;
  • beeldmateriaal/foto’s.

Jouw persoonsgegevens worden door INretail opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) tot maximaal 3 maanden na het evenement bewaard. Van deelnemers die tevens lid zijn van INretail worden de gegevens bewaard zoals omschreven onder verwerking van persoonsgegevens van leden.

Tijdens een bezoek aan een evenement kunnen er foto’s worden gemaakt. Deze kunnen daarna op onze website of op onze sociale media worden geplaatst om een sfeerimpressie te kunnen geven van het evenement. De gemaakt foto’s worden enkel gebruikt voor berichtgeving over het evenement. Voor commercieel gebruik van beeldmateriaal of foto’s zal altijd toestemming worden gevraagd.

Tijdens een Webinar zullen geen opnamen worden gemaakt van de deelnemers, tenzij anders wordt vermeld voor of tijdens het webinar.

Verwerking van persoonsgegevens voor het uitvoeren van marktonderzoek

Persoonsgegevens voor marktonderzoek worden door INretail verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Het uitvoeren van marktonderzoek in en naar de branche om belangstellenden te kunnen informeren over omzet- en andere brancheontwikkelingen;
  • Het uitvoeren van onderzoek naar de effectiviteit en tevredenheid over onze dienstverlening.

Grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is de lidmaatschapsovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan INretail de volgende persoonsgegevens van jou verwerken:

  • naam;
  • telefoonnummer;
  • e-mailadres;
  • geslacht;
  • geboortedatum;

Jouw persoonsgegevens worden door INretail opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende maximaal 1 jaar na afronding van het onderzoek.

Verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten

Persoonsgegevens van sollicitanten worden door INretail verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Werving van personeel

Grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is toestemming.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan INretail de volgende persoonsgegevens van jou verwerken:

  • naam;
  • telefoonnummer;
  • e-mailadres;
  • geboortedatum;
  • informatie over uw loopbaanverleden en opleidingen;
  • eventuele overige informatie toegestuurd door sollicitant.

Jouw persoonsgegevens worden door INretail opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de periode dat men een sollicitatie heeft lopen en daarna nog maximaal 4 weken, tenzij er wordt overeengekomen dat de sollicitatie in portefeuille mag worden bewaard, dan maximaal 1 jaar. Open sollicitaties worden gedurende maximaal 1 jaar bewaard.

Verwerking van persoonsgegevens in verband met cameratoezicht

Persoonsgegevens van bezoekers worden door INretail verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Vergroten van de veiligheid van personeel, bezoekers en ter voorkoming en opsporing van onder andere fraude, diefstal en vernielingen in en rondom ons Retailhuis.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is het gerechtvaardigd belang dat INretail heeft bij de bescherming van haar personeel, bezoekers en eigendommen.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan INretail de volgende persoonsgegevens van jou gebruiken:

  • beeldmateriaal en/of foto’s

Jouw persoonsgegevens worden door INretail opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende maximaal 4 weken, tenzij er strafbare feiten worden vastgelegd op de camera’s of wanneer de beelden ondersteuning kunnen bieden bij de opsporing van een strafbaar feit.

Verwerking van persoonsgegevens bezoekers Retailhuis

Persoonsgegevens van bezoekers worden door INretail verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Voldoen aan de verplichting bezoekers in ons kantoorpand te registreren ten behoeve van een mogelijke evacuatie of andere calamiteit.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan INretail de volgende persoonsgegevens van jou gebruiken:

  • naam;
  • reden van bezoek.

Jouw persoonsgegevens worden door INretail opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • gedurende maximaal 24 uur

Verwerking van persoonsgegevens voor bestellingen in de ledenwinkel

Persoonsgegevens van personen die een bestelling plaatsen worden door INretail verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Om de geplaatste bestelling of dienst te kunnen leveren.
  • Om de betreffende partner te kunnen informeren dat er interesse is in zijn dienst of product.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de uitvoering van de overeenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan INretail de volgende persoonsgegevens van jou gebruiken:

  • Naam;
  • Naam bedrijf;
  • E-mailadres;
  • Telefoonummer;
  • Adresgegevens;
  • Eventuele andere gegevens ten behoeve van de bestelling.

Jouw persoonsgegevens worden door INretail opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende het lidmaatschap zoals beschreven onder Verwerking van persoonsgegevens van leden. Van niet-leden worden de gegevens van de bestelling gedurende maximaal 3 maanden bewaard.

Verwerking van persoonsgegevens gebruikers branche RI&E 

Persoonsgegevens van gebruikers van de Branche RI&E worden door INretail verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Het aan kunnen bieden van een branche RI&E via het Arbo managementsysteem van Raatwerk.
  • Het kunnen informeren van ondernemers in de branche over de arbeidsomstandigheden binnen de branche en wetgeving die daar bij komt kijken.

Grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is de overeenkomst tot deelname en het gerechtvaardigd belang dat INretail heeft om ondernemers in de branche te informeren over veilige arbeidsomstandigheden in de branche en ontwikkelingen die op dat gebied spelen.

Voor gebruikers van de Horeca RI&E geldt dat in het kader van de samenwerking met Koninklijke Horeca Nederland (KHN) gegevens van deelnemers worden gedeeld met KHN zodat KHN ondernemers in haar branche kan informeren over veilige arbeidsomstandigheden in de branche en ontwikkelingen die op dat gebied spelen.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan INretail de volgende persoonsgegevens van jou verwerken:

  • Naam;
  • E-mailadres;
  • Naam bedrijf.

Jouw persoonsgegevens worden door INretail opgeslagen gedurende de tijd dat je gebruik maakt van de Branche RI&E. Als deelnemer kan je jouw account op het Arbo management te allen tijde wissen.

Verwerking van persoonsgegevens adviesdiensten

Persoonsgegevens van gebruikers van adviesdienst (bedrijfsadvies, juridisch advies, personeelsadvies) worden door INretail verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Om diensten aan te kunnen bieden, dienstverlening te kunnen verbeteren en om persoonlijk met u als betrokkene te kunnen communiceren;
  • Het voeren van (gerechtelijke) procedures;
  • Het innen van declaraties;
  • Advisering, bemiddeling en verwijzing;
  • Voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is de overeenkomst van opdracht.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan INretail de volgende persoonsgegevens van jou verwerken:

  • Naam;
  • E-mailadres;
  • Naam bedrijf;
  • Gegevens wederpartij;
  • Eventuele andere gegevens die noodzakelijk zijn inzake het adviestraject.

Jouw persoonsgegevens worden door INretail opgeslagen gedurende de tijd dat je gebruik maakt van de adviesdienst. Na afsluiting worden de dossiers gedurende 20 jaar bewaard.

Cookies

Om te zorgen dat onze website goed wordt weergegeven en jij daardoor gemakkelijk op onze website kan surfen, maken we gebruik van cookies. Cookies onthouden bijvoorbeeld een bepaalde indeling of instelling die jij zelf gemaakt hebt.

Zo gebruiken wij cookies voor:

  • Het opslaan van voorkeuren, zoals locatie, het gewenste aantal te tonen zoekresultaten, etc.
  • Het uitlezen van jouw browserinstellingen om onze websites optimaal op jouw beeldscherm te kunnen weergeven;
  • Het opsporen van misbruik van onze websites en diensten, door bijvoorbeeld een aantal opeenvolgende mislukte inlogpogingen te registreren;
  • Het gelijkmatig belasten van de websites, waardoor de sites bereikbaar blijven;
  • Het aanbieden van de mogelijkheid om inloggegevens op te slaan, zodat jij die niet elke keer opnieuw hoeft in te voeren;
  • Het onthouden van informatie die jij zelf invult op een pagina van een website, zodat jij niet steeds al jouw gegevens opnieuw hoeft in te vullen;
  • Het doorgeven van informatie van de ene pagina aan de volgende pagina, bijvoorbeeld als er een lange enquête wordt ingevuld of als jij veel gegevens moet invullen;
  • Het mogelijk maken om je aan te melden voor onze nieuwsbrief, een bestelling te plaatsen of gebruik te maken van de chatfunctie.
Cookiebeleid

Social media 

Op onze website zijn buttons opgenomen om webpagina’s te kunnen promoten (“liken”) of delen (“tweeten”) op sociale netwerken als Facebook en X. Deze buttons werken door middel van stukjes code die van Facebook respectievelijk X zelf afkomstig zijn. Door middel van deze code worden cookies geplaatst. Wij hebben daar geen invloed op. Leest u de privacyverklaring van Facebook respectievelijk van X (welke regelmatig kunnen wijzigen) om te lezen wat zij met jouw (persoons)gegevens doen die zij via deze cookies verwerken.
De informatie die ze verzamelen wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. De informatie wordt overgebracht naar en door X, Facebook, Google + en LinkedIn opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. LinkedIn, X, Facebook en Google + stellen zich te houden aan de Safe Harbor principes en zijn aangesloten bij het Safe Harbor-programma van het Amerikaanse Ministerie van Handel. Dit houdt in dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens.

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van onze website(s);
  • Het verzorgen van de (financiële) administratie;
  • Het verzorgen van nieuwsbrieven, uitnodigingen en enquêtes.
  • Het verzorgen van beveiliging buiten kantoortijden;
  • Het drukken en verzenden van ons magazine;

Met deze partijen (verwerkers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen.

Uitwisseling van persoonsgegevens met partners

INretail heeft met diverse bedrijven en instellingen collectieve afspraken gemaakt ten behoeve van de leden. INretail verstrekt geen persoonsgegevens aan leveranciers tenzij je hiervoor een verzoek indient, bijvoorbeeld door het aanvragen van informatie, een offerte of het plaatsen van een bestelling bij een van de partners via onze website. Wanneer je reclame of andere uitingen ontvangt over het ledenvoordeel van INretail die afkomstig lijken van de betreffende partner, heeft geen uitwisseling van gegevens plaatsgevonden. Dergelijke mailingen worden namelijk door INretail verzonden.

Wanneer je ingaat op een aanbieding die je via INretail ontvangt, dan komt een rechtstreekse overeenkomst tot stand tussen jou en de betreffende partner. Op alle verwerkingen van persoonsgegevens die daaruit voortvloeien is het privacy beleid van de betreffende partner van toepassing. INretail heeft daar verder geen bemoeienis mee of invloed op. De partners van INretail maken aan ons kenbaar welke INretail-leden gebruik maken van bepaalde aanbiedingen. In sommige gevallen worden ook verbruiksgegevens door de partner aan ons doorgegeven. Deze gegevens worden door ons opgeslagen. Wij gebruiken deze gegevens om onze dienstverlening te kunnen evalueren. Ook worden deze gegevens gebruikt om afspraken met de partners na te kunnen komen (bijv. voor de vergoeding die wij van de partners ontvangen).

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens INretail van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van jou ontvangen hebben. Tevens kan je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jou of in opdracht van jou direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van een door jou gegeven toestemming hiertoe, dan heb je altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met jou niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als je naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op via info@inretail.nl.