Rob Drost en Peter Wolfsen, bedrijfsadviseurs van INretail werken vaak samen met de adviseurs van CROP accountants en adviseurs. Samen hebben ze een artikel geschreven over de financiële effecten van de Corona-crisis in de modebranche.
In de afgelopen weken krijgen we steeds vaker vragen over hoe nu moet worden omgegaan met de financiële effecten van de Corona-crisis. Deze vragen worden des te belangrijker als de omzet tegenvalt en moderetailers op basis van een normaal te verwachten omzet hun inkopen hebben gedaan voor het seizoen voorjaar / zomer 2020. Een van die vragen betreft voorraadwaarderingsperikelen als gevolg van Corona. Immers, hoe moet je hiermee omgaan als blijkt dat artikelen niet verkocht worden? In dit artikel wordt ingegaan op de aspecten van het waarderen van voorraden. We gaan in dit artikel niet in op de waardering ingeval van bedrijfsbeëindiging.
Voorraadbeheer en -waardering
Voorraden zijn een belangrijke (jaarrekening)post op de balans van een retailer. Vaak wordt de fysiek aanwezige voorraad in de balans opgenomen en is die economisch eigendom van de onderneming. De waarde, waartegen deze voorraad wordt opgenomen, is bij de eerste verwerking de kostprijs. Waardering tegen verkoopprijs is niet toegestaan. Doorgaans wordt het systeem van ‘first-in, first-out, fifo’ toegepast. Met dat laatste wordt bedoeld, dat eerst oude voorraden (administratief) worden verkocht, waaronder ook wederverkoop of vernietiging en per saldo de meest recente items onderdeel zijn van de voorraad op balansdatum. Met name bij seizoengevoelige of modegevoelige voorraden ligt dit voor de hand in plaats van bijvoorbeeld ‘last in, first out, lifo’.
Een goede registratie van de voorraadwaarde zorgt ervoor dat de brutomarge nauwkeurig wordt weergegeven in de winst-en-verliesrekening. Een goede voorraadregistratie in combinatie met een POS-systeem dat direct voorraadmutaties verwerkt in de financiële administratie is daarbij van belang. Voor een goede bepaling van de voorraadwaardering is het aan te bevelen om:
- per artikel of artikelgroep de aantallen bij te houden volgens het fifo-systeem;
- per artikel de inkoopprijs en eventueel direct daaraan te relateren kosten te registeren overeenkomstig de inkoopfactuur, exclusief omzetbelastingen;
- artikelgroepen te hanteren in verband met mogelijke verschillen in de bepaling van de courantheid van de voorraden;
- de datum van de ontvangst van de artikelen te registreren om zo de ouderdom van de voorraden op enig moment te kunnen analyseren.
Meestal vindt één keer per jaar inventarisatie plaats om vast te stellen of de betreffende voorraad nog aanwezig is en om vast te stellen of de voorraden nog courant (verhandelbaar) zijn.
Dit vindt doorgaans plaats aan de hand van een voorraadlijst uit het POS-systeem of uit het voorraadsysteem of -module. Voorraden worden over het algemeen zowel commercieel als fiscaal gewaardeerd tegen de kostprijs of de lagere opbrengstwaarde. Met de lagere opbrengstwaarde wordt bedoeld: de waarde die nog kan worden verkregen voor de artikelen die onder de kostprijs worden verkocht. Voor het verschil tussen de lagere verkoopprijs en de kostprijs wordt een voorziening voor incourante voorraden gevormd. Als er een indicatie is voor afwaardering van voorraden is het raadzaam om te inventariseren en de verkoopbaarheid van de voorraad te toetsen. Dit vormt dan mede de onderbouwing van de gepleegde afwaardering.
Techniek van afwaarderen van voorraad
De wet schrijft voor dat de voorraadwaarde betrouwbaar in de balans wordt opgenomen. Onderdeel daarvan is, dat per item of per artikelgroep individueel de eventueel lagere opbrengstwaarde moet worden vastgesteld. Met de huidige stand van de techniek zou dat ook mogelijk moeten zijn. Het toepassen van een algemeen percentage over de gehele voorraad is in principe niet toegestaan. Hierop geldt de volgende uitzondering:
Door INretail is met de Staatssecretaris van Financiën in 2011 een afspraak gemaakt over waardering van voorraden voor detaillisten op het gebied van textiel, kleding, schoenen, meubelen en stoffering. Kern van de afspraak is dat indien de detaillist niet in staat is om op voorgeschreven wijze (met gebruik van moderne IT middelen) kan vaststellen welke afwaardering van toepassing is, hij/zij kan terugvallen op een tabel met afwaarderingspercentages.
Invloed Coronacrisis op (af)waarderen van voorraad
Ook in crisistijd geldt de waarderingsmethode zoals hiervoor beschreven. Door het Coronavirus en de intelligente lock-down is het winkelbezoek de afgelopen periode drastisch verminderd. Hierdoor ligt het voor de hand dat verkoop is teruggelopen. Het valt ook te verwachten dat een deel van deze verkoop niet meer kan worden ingehaald op het moment dat het winkelbezoek weer toeneemt. En in het algemeen kunnen we verwachten dat meer onder de kostprijs moet worden verkocht dan verwacht en de voorziening incourante voorraden per balansdatum hoger zal zijn dan normaal. We raden aan om de inschatting van de incourantheid goed te onderbouwen en vast te leggen. Als je incourante items verkoopt aan handelaren of genoodzaakt bent deze te vernietigen is het van belang dat goed vast te leggen en de financiële gevolgen hiervan goed te verwerken in de financiële administratie. Laat de eventueel (incidenteel) hogere toevoeging aan de voorziening voor incourante voorraden apart in de jaarrekening zien, zodat ook gebruikers van de jaarrekening (bijvoorbeeld financiers, crediteuren, aandeelhouders en eventueel de Belastingdienst) begrijpen welk effect de crisis financieel heeft gehad op jouw resultaat en je voorraadwaardering.
