Er is een krapte op de arbeidsmarkt. Ook in de retail zijn er veel openstaande vacatures. Wij merken dat, mede door het personeelstekort, het voorkomt dat werkgevers minder goed personeel in dienst nemen. Dergelijke medewerkers kunnen jouw onderneming veel geld kosten. INretail werkt al enige tijd samen met het FAD (Stichting Fraude Aanpak Detailhandel). Dit is een onafhankelijke toezichthouder en beheerder van het Waarschuwingsregister. Hiermee is het mogelijk dat jij als werkgever werknemers meldt of sollicitanten screent. Zo voorkom je dat jij en andere ondernemers een fraudeleuze werknemer in dienst nemen. Het register is voor MKB INretail leden gratis te raadplegen.
Wat is het FAD Waarschuwingsregister?
De stichting FAD ondersteunt activiteiten die zijn gericht op het vergroten van de integriteit van de detailhandel. Met het waarschuwingsregister kunnen werkgevers de integriteit van sollicitanten nagaan en voorkomen dat fraudeurs, opnieuw, schade aanrichten.
Het waarschuwingsregister is een database waarmee je, als aangesloten onderneming, fraude door vaste medewerkers, zzp’ers en stagiaires kunt aanpakken. Ook kun je sollicitanten screenen aan de hand van het systeem.
Doel van het waarschuwingsregister
Uit onderzoek van het FAD blijkt dat de detailhandel jaarlijks wordt geconfronteerd met een aanzienlijk bedrag aan derving, naar schatting €250 miljoen euro. Het gaat hierbij om een combinatie van derving door winkeldiefstal en fraude door eigen of ingeleend personeel. Om deze vorm van benadeling tegen te gaan is in 2004 op initiatief van Detailhandel Nederland het FAD opgericht. De stichting heeft als doel interne fraude actief te bestrijden door het voeren van een landelijk waarschuwingsregister.
In 2020 is het register 570.931 keer geraadpleegd met 1046 treffers, het hoogste aantal sinds de oprichting van het register in 2005. In dit jaar vielen ongeveer 200.000 medewerkers onder de werkingssfeer. Raadpleeg het jaarverslag van 2020 via deze link.
Wie vallen onder dit register?
Iedereen die een formele overeenkomst met de deelnemer of een andere formele werkgever heeft afgesloten voor het verrichten van arbeid of het vervullen van een stage bij de deelnemer valt onder de werkingssfeer van het Waarschuwingsregister. Hieronder is in ieder geval inbegrepen:
- personeel in tijdelijk en vast dienstverband bij de deelnemer;
- stagiairs;
- zzp’ers;
- personeel op uitzendovereenkomst en overeenkomst tot het verrichten van bepaalde werkzaamheden of diensten;
- personeel dat op detacheringsbasis werkzaam is;
- personeel in dienst van een payroll-organisatie, werkzaam onder leiding en toezicht van de deelnemer;
- personeel, werkzaam in dienst of ten behoeve van een concessionaris.
Voorwaarden
Het Waarschuwingsregister is beschikbaar voor alle winkelbedrijven in Nederland. De precieze voorwaarden voor deelname en gebruik zijn vastgelegd in het protocol. Samengevat gaat het erom dat de bedrijven:
- een duidelijk fraudepreventie- en aangiftebeleid voeren;
- een incidentenregister hebben;
- de huidige en aankomende medewerkers informeren over het register, zo moet je een melding maken in het huishoudelijk reglement en in de vacatures en dien je je huidige medewerkers een brief te sturen over deelname;
- de ondernemingsraad (indien aanwezig) om instemming met deelname vragen en een aantal beveiligings- en organisatorische maatregelen nemen.
Wanneer aan de voorwaarden is voldaan krijgt het winkelbedrijf (via het brancheloket) toegang tot het Waarschuwingsregister.
Medewerker registreren
Een deelnemend winkelbedrijf kan een ex-medewerker, afhankelijk van de ernst van het vergrijp, voor een periode van een, twee, drie of vier jaar opnemen in het Waarschuwingsregister, wanneer hij is ontslagen of als de arbeidsrelatie is beëindigd wegens diefstal of een ander fraudevergrijp ten aanzien van zijn werkgever. Meer informatie over de opname periode en de proportionaliteitstoets? Neem dan even contact met ons op.
Voorwaarden voor registratie zijn dat aangifte is gedaan tegen de betreffende ex-medewerker, de winkelier een proportionaliteitstoets doet en dat betrokkene geïnformeerd wordt. Meer informatie over het doen van aangifte? Klik dan hier. Heb je hierbij juridische bijstand nodig? Neem dan contact op met onze juristen via 088 973 06 00.
VOG niet meer nodig?
Binnen de detailhandel branche is een VOG (Verklaring Omtrent Goedgedrag) onwerkbaar. Dit heeft er mede mee te maken dat sollicitanten vaak de volgende dag al kunnen beginnen en de politie en Justitie amper tijd hebben om interne fraude aan te pakken. De kans is klein dat een aangifte van een interne fraude heeft geleid tot een serieus onderzoek en vervolging. Op grond van alleen een aangifte zal niet snel een VOG worden geweigerd.
Aanmelden
Aanmelden kan via deze link. In het aanmeldformulier moet je aangeven dat je lid bent van INretail. Inloggen kan hier.
Voorbeelden teksten en brieven
Voorbeeldtekst om op te nemen in het huishoudelijk reglement:
[naam onderneming] voert een actief fraude-preventiebeleid. Bij geconstateerde en bewezen fraude volgt ontslag en doen wij altijd aangifte bij de politie. Daarnaast vindt een registratie plaats in ons incidentenregister én eventueel in het Waarschuwingsregister van de stichting Fraude Aanpak Detailhandel.
- Via deze voorbeeldbrief kun je je personeel informeren.
- Via deze voorbeeldbrief kun je je de ondernemingsraad om toestemming vragen.
Sollicitatieprocedure
Zoals hierboven al kort aangehaald ben je als werkgever verplicht in de sollicitatieprocedure te melden dat je gebruik maakt van een screening door het Waarschuwingsregister. Als je dit niet van te voren meldt dan is het verboden om de sollicitant of medewerker te screenen.
Voorbeeldteksten om op te nemen in de vacature zijn:
‘’Wij voeren een sollicitantenscreening uit via het Waarschuwingsregister van Stichting Fraude Aanpak Detailhandel.’’
“Een integriteitscontrole via het waarschuwingsregister van de stichting Fraude Aanpak Detailhandel is onderdeel van de sollicitatieprocedure”
Gratis toegang MKB INretail leden
In principe is het waarschuwingsregister in 2005 opgericht voor individuele aanmelding van de grote ketens. Omdat uiteindelijk is bepaald dat iedere ondernemer deel zou moeten kunnen nemen aan het register is het brancheloket voor het MKB ingericht.
MKB’ers kunnen aanmelden via het Brancheloket van INretail. Overige deelnemers uit de detailhandel kunnen rechtstreeks bij het FAD aansluiten. Dit kent een aantal voordelen waaronder eigen toegang tot het register, eigen beheer data waaronder rapportage mogelijkheid, zicht op treffers binnen de organisatie, de mogelijkheid van een automatische koppeling en daarmee prep-employment screening. Aanmelden via het FAD.
Klachten
Indien de ontslagen medewerker een klacht heeft over diens registratie in het waarschuwingsregister, dient deze eerst de werkgever aan te schrijven. Wanneer partijen er samen niet uitkomen kan de ontslagen medewerker een klacht in dienen bij de klachtencommissie van de stichting FAD. Kijk voor meer informatie en andere veel gestelde vragen op vakcentrum.nl of stichtingfad.nl.
Bron: Stichting Fraude Aanpak Detailhandel
