Kleding en andere uiterlijke verschijningsvormen van personeel kunnen een belangrijke bijdrage leveren aan het imago van een bedrijf. Dit kan zowel een positieve als een negatieve invloed hebben. Zeker in een branche waarin het uiterlijk belangrijk is, stellen werkgevers vaak eisen aan de uiterlijk kenmerken van medewerkers. Medewerkers zijn echter individuen met hun eigen wensen en smaak op het gebied van uiterlijk en soms corresponderen die niet helemaal met die van de werkgever. Vandaar dat de juridische afdeling vaak de vraag krijgt:
Wat staat er in de wet?
Als het om uiterlijkheden gaat, is er inderdaad het één en ander in de wet geregeld. De volgende Nederlandse grondrechten zijn van belang:
- Bescherming van de persoonlijke werksfeer (privacy)
- Vrijheid van meningsuiting
- Gelijke behandeling / non-discriminatie (bijvoorbeeld man/vrouw)
- De vrijheid van godsdienst
Een medewerker die in dienst komt geeft door het ondertekenen van zijn arbeidsovereenkomst niet zijn rechten op. In beginsel behoudt een medewerker het recht op persoonlijke smaak of op het dragen van kledingstukken die met een geloof te maken hebben.
Dit recht is echter niet onbeperkt. Een werkgever kan hele goede redenen hebben om uiterlijke voorschriften, bijvoorbeeld op het gebied van kleding, haardracht, sieraden en andere versieringen, te hanteren en de vrijheid van medewerkers daardoor te beperken.
Zeker in een branche, waarin het uiterlijk belangrijk is, stellen werkgevers vaak eisen aan de uiterlijk kenmerken van medewerkers. En die eisen zijn vaak goed verdedigbaar. In dat geval staat er immers een zwaarwegend bedrijfsbelang tegenover genoemde rechten van de medewerker.
Regels uiterlijke verschijningsvormen
De gevolgen voor jouw medewerkers kunnen overigens best vergaand zijn. Immers, met het opstellen van regels over kleding, kapsel, tatoeages, piercings etc. beïnvloed je de persoonlijke levenssfeer van je medewerker. Naarmate je regels strikter zijn kan deze invloed zelfs een inbreuk worden op de vrijheid van meningsuiting. En dan is er ook nog het discriminatieverbod, dat je onbedoeld zou kunnen schenden door het opleggen van uiterlijke voorschriften.
Een werkgever moet in beginsel de religie van hun medewerkers respecteren. Het verbieden van kleding die onderdeel zijn van een uiting van de geloofsovertuiging, kan betekenen de werkgever indirect onderscheid maakt op basis van de religie van de betreffende persoon.
Anderzijds ben je als werkgever bevoegd om uiterlijke voorschriften op te leggen. Je bent namelijk als werkgever verantwoordelijk voor het beeld van jouw onderneming naar buiten toe en je staat ten opzichte van de medewerkers in een gezagsrelatie. Maar zoals gezegd: je bevoegdheid is begrensd!
Stel je hebt regels over het uiterlijk, dan is het belangrijk dat je steeds de relatie tussen die voorschriften en je bedrijfsbelang kunt aantonen en dat je kunt aantonen dat jouw zwaar(der)wegend bedrijfsbelang de inbreuk op de vrijheid van je medewerkers rechtvaardigt. Of representativiteitsvoorschriften gerechtvaardigd zijn, zal wel steeds beoordeeld moeten worden aan de hand van alle concrete omstandigheden van het geval. Van belang kunnen daarbij zijn:
Aard van het bedrijf
De aard en doelgroep van het bedrijf bepalen in verregaande mate welk imago het wil uitstralen en welke uiterlijke voorschriften noodzakelijk zijn om dit imago te bereiken. In mindere mate geldt dit voor de vestigingsplaats van de onderneming.
Aan personeel in een hoger segment damesmodezaak in Wassenaar mogen bijvoorbeeld andere eisen worden gesteld dan aan dat in een Snowboardzaak in Amsterdam; bij de één zal bijvoorbeeld blauw haar hoogstwaarschijnlijk een probleem opleveren, bij de ander zal die haarkleur juist eerder een pré zijn.
Essentieel voor het imago kan bijvoorbeeld ook zijn het doorvoeren van een huisstijl, compleet met bedrijfskleding, hetgeen over het algemeen als zwaarwegend bedrijfsbelang aangemerkt. Tenzij u buitenissige eisen stelt (bijvoorbeeld doorschijnende bedrijfsblouses) zal deze meestal mogen worden doorgevoerd.
De ‘mening van de klant’ is overigens voor de meeste rechters weinig relevant. Beter is het om de voorschriften te verdedigen met het ‘imago van het bedrijf’.
Functie van de werknemer
Algemene regel is dat jouw voorschriften in relatie staan met het werk dat wordt gedaan. Heeft de medewerker bijvoorbeeld veel met klanten te maken, dan kan je makkelijker voorschrijven dat piercings en tatoeages moeten worden bedekt dan wanneer de medewerker een kantoorfunctie heeft. Maar dan nog is het afhankelijk van de soort winkel en het imago daarvan.
Is een bepaald uiterlijk noodzakelijk is voor goede uitoefening van de functie, dan mogen voorschriften over het uiterlijk sneller opgelegd worden. Dit gaat vooral op als kledingvoorschriften noodzakelijk zijn vanuit veiligheids-, gezondheids- of hygiëneoverwegingen (zoals een haarnetje voor medewerkers die met voedsel in aanraking komen).
Wanneer de functie van de medewerker vereist dat deze goed herkenbaar is voor de klant (voor hulp of advies) kan dit een goede rechtvaardiging zijn voor invoeren van herkenbare en/of uniforme kleding.
De in sommige functies gewenste uitstraling van professionaliteit en autoriteit kan mede worden bereikt met kleding (stropdas!). Echter, in de rechtspraak blijkt dit een lastig punt: houd er rekening mee dat rechters niet altijd uw mening zullen delen dat bepaalde kleding noodzakelijk is om een bepaalde functie goed te kunnen uitoefenen.
Maatschappelijke opvattingen
Deze norm is nogal vaag. Niet alleen veranderen maatschappelijke opvattingen continu, maar zelfs afgezien daarvan is het lastig discussiëren over wat maatschappelijk verantwoord of geaccepteerd is.
Waar bijvoorbeeld voorheen tatoeages waren voorbehouden aan personen in een ‘bepaalde klasse’ zijn deze lichaamsversieringen nu wijdverbreid en zal veel eerder worden geoordeeld dat het dragen ervan maatschappelijk geaccepteerd is. Hetzelfde geldt voor piercings en oorbellen bij mannen.
Advies
Als je van jouw medewerkers verlangt dat zij aan bepaalde uiterlijke vereisten voldoen is het noodzakelijk deze vereisten op duidelijke wijze schriftelijk vast te leggen in een reglement en ervoor te zorgen dat de inhoud bij jouw medewerkers bekend is. Dit kan bijvoorbeeld door ze te laten tekenen voor gezien (bij voorkeur al bij indiensttreding), en/of door het in de personeelsruimte op te hangen. Natuurlijk is het dan wel zaak dat u de regels consequent naleeft (in voorkomende gevallen sancties opleggen!), want een niet consequent nageleefd reglement kan zijn waarde volledig verliezen.
In dat reglement zul je moeten aangeven welk doel van bedrijfsbelang met deze voorschriften wordt gediend. De voorschriften mogen niet verder in de vrijheid van je medewerkers ingrijpen dan noodzakelijk voor het bereiken van het gestelde doel.
Daarbij kan je steeds rekening houden met het bovenstaande.
Uiterlijke kenmerken die samenhangen met een bepaalde religie mogen niet zo maar worden verboden, omdat er al gauw sprake kan zijn van ongeoorloofd onderscheid. Dit is alleen anders als je een objectieve rechtvaardiging kunt aanvoeren (bijvoorbeeld veiligheid). Wel zou je voor bepaalde religieuze uitingen voorschriften kunnen stellen aan kleur en motief om een bepaalde eenheid in je uitstraling te behouden. Zo zijn zelfs werkgevers die hoofddoeken verstrekken in bedrijfskleuren of met het bedrijfslogo erop, zodat de uitstraling naadloos in de huisstijl past.
