Als je een betaalherinnering van een leverancier of een incassobedrijf ontvangt, is het belangrijk om deze te controleren. Klopt de herinnering wel? Met onderstaande checks kun je extra kosten voorkomen. We nemen je mee in de stappen.
- Controleer de afzender
- Controleer je bankafschrijvingen
- Controleer de betalingstermijn
- Controleer de incassokosten
- Betaal op tijd
Controleer de afzender
Bekijk eerst of je het bedrijf en de betreffende bestelling of overeenkomst herkent. Is dit niet het geval? Neem dan contact op met het incassobedrijf en vraag om bewijs van de overeenkomst of de factuur.
Als het onduidelijk blijft waar de factuur voor is, zoek dan contact met de leverancier. Mogelijk is er een vergissing gemaakt, of je hebt onterecht een factuur ontvangen. Als je onbedoeld iets hebt besteld of bent misleid, probeer dan contact op te nemen met de afzender van de brief om de incasso te stoppen. Kom je er niet uit? Overweeg dan juridische hulp.
Controleer je bankafschrijvingen
Als het bedrijf en de bestelling je bekend voorkomen, controleer dan je bankafschriften. Mogelijk heb je de rekening al betaald. Is dat het geval, neem dan contact op met de leverancier. Als zij bevestigen dat de betaling is ontvangen, kun je het incassobedrijf vragen de herinnering in te trekken.
Controleer ook of je de betaling hebt overgemaakt naar het juiste rekeningnummer. Is het rekeningnummer onjuist? Neem dan contact op met je bank om de betaling terug te vorderen. Je moet de rekening dan alsnog betalen.
Controleer de betalingstermijn
Is de rekening nog niet betaald, controleer dan of er een betalingstermijn is afgesproken. Zo niet, dan geldt voor zakelijke bestellingen een termijn van dertig dagen. De leverancier kan echter in een offerte of algemene voorwaarden een andere betalingstermijn afspreken, tot maximaal zestig dagen. Korter kan ook. Voor zakelijke klanten wordt een minimale termijn van vijf tot zeven dagen als acceptabel beschouwd door de rechter. De betalingstermijn begint vanaf de datum waarop de factuur is opgemaakt. Als je de factuur later hebt ontvangen, loopt de termijn vanaf die datum.
Controleer de incassokosten
Als de incassokosten gerechtvaardigd zijn, controleer dan of het bedrag in overeenstemming is met de wettelijke bepalingen, of wat is bepaald in de overeenkomst of algemene voorwaarden bij de overeenkomst – als het om een zakelijke afnemer gaat. De maximale incassokosten zijn wettelijk vastgesteld. Voor rekeningen tot 2.500 euro mag een incassobedrijf bijvoorbeeld maximaal vijftien procent aan kosten berekenen, met een minimum van 40 euro. Als de hoogte van de incassokosten niet klopt, dien dan schriftelijk bezwaar in. Betaal het bedrag van de oorspronkelijke rekening en eventuele incassokosten wel op tijd, maar alleen het bedrag dat volgens jou maximaal is toegestaan volgens de wet. Controleer eventueel ook met een jurist of jouw berekening klopt.
Betaal op tijd
Kun je niet op tijd betalen? Vraag dan het incassobureau om een betalingsregeling. Een leverancier of incassobureau is niet verplicht hieraan mee te werken. Als je niet direct kunt betalen, kun je advies inwinnen over een eventuele lening bij een van onze bedrijfsadviseurs.
Als je niet (op tijd) betaalt, kunnen er rentekosten in rekening worden gebracht door het incassobedrijf. Betaal je nog steeds niet, dan kan de leverancier een deurwaarder inschakelen en een gerechtelijke procedure starten. Dit kan hoge kosten met zich meebrengen.
Andere relevante informatie
Op 1 april 2024 trad de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki) in werking. Deze wet heeft tot doel ervoor te zorgen dat incassodienstverleners aan minimale kwaliteitseisen voldoen. Deze bedrijven moeten zich aanmelden bij een incassoregister, dat openbaar toegankelijk is. Incassobedrijven die rekeningen sturen aan particulieren of persoonlijke ondernemingen, zoals een eenmanszaak, vof of maatschap, moeten zich uiterlijk 1 april 2025 inschrijven. Naast het register bestaan er keurmerken, zoals die van de Nederlandse Vereniging van gecertificeerde Incasso-ondernemingen (NVI) en Sociaal Verantwoord Incasseren (SVI).
Heb je vragen over dit onderwerp of heb je zelf debiteuren die niet betalen? Neem dan contact met ons op of ga aan de slag met onze betalingsherinnering of sommatie in de adviestool.
