Heb je een werknemer in dienst die zich niet naar behoren gedraagt of die niet functioneert zoals je dat graag ziet? Omdat er een gezagsverhouding bestaat mag je instructies geven en disciplinaire maatregelen nemen. Wanneer je sancties oplegt aan je werknemer moet je je wel aan een aantal algemene beginselen houden.
Zorgvuldigheidsbeginsel
Volg de procedures zoals je ze zelf hebt opgesteld in bijvoorbeeld het personeelshandboek. Onderzoek de feiten altijd goed voordat je een maatregelen treft. Biedt daarbij de werknemer de gelegenheid zijn kant van het verhaal te vertellen. Leg een en ander goed schriftelijk vast.
Vertrouwensbeginsel
De keuze voor een opgelegde sanctie moet je goed kunnen motiveren.
Verwijs naar bepaalde regels die daadwerkelijk worden toegepast binnen jouw onderneming. Als een regel nooit is toegepast kan een werknemer volhouden dat hij zich niet realiseerde dat hij iets verkeerd deed en of dat hij niet hoefde te vermoeden dat nu wel de regel zou worden toegepast. Een duidelijk reglement dat bekend is bij je werknemers en dat je toepast in de praktijk levert je dus een duidelijke voorsprong op!
Wanneer er concrete afspraken zijn gemaakt op een bepaald gebied, bijvoorbeeld over privé- aankopen of ziekteverzuim dan is het makkelijker om een sanctie op te leggen bij overtreding van de regels.
Proportionaliteit- en subsidiariteitbeginsel
Een sanctie moet altijd in verhouding staan tot de ernst van het feit. De gevolgen voor de individuele werknemer mogen niet buitenproportioneel zijn. Wanneer hetzelfde resultaat met een mildere sanctie te bereiken is, zal je deze altijd eerst moeten toepassen.
Een werknemer zal vaak aantoonbaar een tweede kans van je moeten krijgen, voordat je kunt overgaan tot beëindiging van het dienstverband. Wij adviseren dan ook om problemen met werknemers zo vroeg mogelijk te bespreken en de gemaakte afspraken en/of waarschuwingen altijd zoveel mogelijk schriftelijk vast te leggen, zodat je kunt laten zien dat je aan deze beginselen hebt voldaan.
Waarschuwing/berisping
De berisping/waarschuwing heeft tot doel de werknemer te waarschuwen onder het motto ‘een gewaarschuwd mens telt voor twee’. De waarschuwing geef je bij voorkeur eerst mondeling, waarna je deze schriftelijk bevestigt en toevoegt aan het personeelsdossier.
Een waarschuwing lijkt misschien geen echte sanctie, omdat de werknemer eigenlijk geen directe gevolgen van ondervindt. Wij raden toch aan om deze sanctie indien nodig toe te passen. Zonder voorafgaande schriftelijke waarschuwingen aan het adres van een werknemer zal een zwaardere sanctie, zoals bijvoorbeeld ontslag, namelijk niet snel toegestaan zijn.
Voorbeeldbrieven
Hieronder kun je verschillende voorbeeldbrieven/ waarschuwingen downloaden. Let op! Wanneer je een algemene waarschuwingsbrief schrijft, geef dan zo concreet mogelijk aan waarin de werknemer tekortschiet, zo mogelijk geïllustreerd met voorbeelden (“je hebt op 2 januari en 3 maart jl. kleding op zicht mee naar huis genomen. Hiermee heb je herhaaldelijk in strijd met het aan jou overhandigde, en daarmee bij jou bekende bedrijfsreglement gehandeld”)
- Een overzicht van onze waarschuwingsbrieven vind je in onze adviestool
- Bevestiging non-actiefstelling
- Bevestiging ontslag op staande voet
Loon inhouden
Loon inhouden is slechts in bijzondere omstandigheden mogelijk, bijvoorbeeld voor de tijd dat de werknemer te laat met de werkzaamheden aanvangt.
Daarnaast is het mogelijk het loon in te houden als een zieke werknemer weigert mee te werken aan re-integratie en opschorten van het salaris geen effect heeft gehad.
Geldboete
Een boete is een geldbedrag dat als een straf wordt opgelegd aan een werknemer. Het opleggen van een boete is gebonden aan strenge wettelijke eisen:
- een boetebeding moet schriftelijk zijn overeengekomen in de arbeidsovereenkomst
- de voorschriften waarop bij overtreding een boete wordt gesteld moeten nauwkeurig omschreven zijn, evenals de hoogte van de boete per overtreding
- de bestemming van de boete moet nauwkeurig vermeld zijn: de boete mag niet ten goede komen aan de werkgever of aan degene die namens de werkgever de boete oplegt (ontbreken van de bestemming maakt het beding nietig!);
- binnen een week mag geen hoger bedrag aan gezamenlijke boetes worden opgelegd dan het loon voor een halve dag;
- een afzonderlijke boete mag niet hoger zijn dan een halve dag loon;
- een hogere boete is slechts toegestaan als de werknemer meer verdient dan het voor hem geldende minimumloon. In dat geval heeft de rechter de matigingsbevoegdheid.
Schorsing/op non-actief stelling
Deze sanctie kan worden toegepast als voorlopige ordemaatregel of als zelfstandige disciplinaire maatregel. Het laatste komt niet veel voor. Meestal wordt deze sancties toegepast als ‘voorportaal’ van een ontslag van de betreffende werknemer. Denk bijvoorbeeld aan een werknemer die wordt verdacht van diefstal. De werkgever vertrouwt de werknemer niet meer en wil hem voorlopig niet meer op de werkvloer zien, maar voordat de diefstal bewezen is durft de werkgever een ontslag op staande voet niet aan. Hangende het onderzoek wordt de werknemer dan meestal op non-actief gesteld, waarna de werkgever kan besluiten of en hoe de arbeidsovereenkomst zal worden beëindigd.
Let op: schorsing/op non-actiefstelling is een oorzaak voor het niet verrichten van het werk die voor risico van de werkgever komt, ongeacht of die schorsing/op non-actiefstelling aan de werknemer valt te verwijten. Dit betekent dat je bij schorsing/op non-actiefstelling in beginsel verplicht blijft het salaris van de werknemer door te betalen. Je zou hier hooguit gedurende de eerste zes maanden van het dienstverband van kunnen afwijken, mits je die mogelijkheid uitdrukkelijk in de arbeidsovereenkomst hebt opgenomen.
Wanneer een aanspraak op loon tijdens de schorsing of op non-actiefstelling in uitzonderingsgevallen tot onaanvaardbare resultaten leidt en naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid niet acceptabel is kan de rechter deze afwijzen. Dit betekent dat in de meeste gevallen gewoon het loon zal moeten worden betaald, ook al heeft de werknemer het er in jouw ogen “zelf naar gemaakt”.
Overigens kan de rechter het feit dat je hebt doorbetaald tijdens de schorsing/op non-actiefstelling wel in aanmerking nemen bij het bepalen van een ontslagvergoeding bij een ontslag dat volgt op de schorsing/op non-actiefstelling.
Overplaatsing
Overplaatsing kan tijdelijk zijn, of permanent. Het is een behoorlijk zware sanctie en kan alleen met uiterste terughoudendheid worden toegepast, wanneer een lichtere sanctie (bijvoorbeeld een officiële waarschuwing) niet het gewenste resultaat zal opleveren. Deze sanctie zou kunnen worden toegepast wanneer er sprake is geweest van herhaald ongepast gedrag jegens collega’s en waarschuwingen niet hebben geholpen.
Degradatie
Hiermee wordt bedoeld dat de werknemer in functieniveau wordt teruggezet. De reden hiervoor kan zijn, dat de werknemer weigert te voldoen aan de functie-eisen die aan hem worden gesteld. Dit zul je als werkgever dan wel aannemelijk moeten maken, bijvoorbeeld door een dossier te tonen waaruit blijkt dat de werknemer niet bereid is om wel te gaan voldoen aan de eisen (denk bijvoorbeeld aan de weigering een aangeboden training of cursus te volgen).
Alleen al uit psychologisch oogpunt is degradatie een zware sanctie. Immers, de betreffende werknemer lijdt gezichtsverlies. Degradatie mag daarom ook niet te lichtvaardig worden doorgevoerd. Een degradatie heeft overigens niet automatisch tot gevolg dat ook het salaris wordt aangepast; dit zal afzonderlijk geregeld moeten worden.
Ontslag op staande voet
Ontslag is een zeer zware sanctie. Dit geldt temeer voor ontslag op staande voet; dit is de zwaarste sanctie die je kunt opleggen. De werknemer die op die manier zijn baan is kwijtgeraakt is niet alleen werkloos geraakt, maar zal vaak ook geen aanspraak meer kunnen maken op een WW-uitkering omdat hij als verwijtbaar werkloos zal worden aangemerkt. Een ontslag op staande voet wordt dan ook zwaar getoetst door een rechter. Is een ontslag op staande voet niet rechtsgeldig, dan heeft dat (grote) financiële consequenties. Wij adviseren daarom om juridisch advies in te winnen voordat je overgaat tot het geven van ontslag op staande voet.
