Als ondernemer is het van essentieel belang om een goed opgezette administratie en contractbeheer te hebben. Een goed opgezette administratie geeft je continu inzicht in de financiële positie van je onderneming en stelt je in staat om op basis van relevante cijfers te sturen. Dit is van belang om je inkomsten op de begroting te houden en eventueel bij te sturen op de uitgaven. Beheer jij jouw eigen administratie of kies je ervoor om het uit te besteden aan een accountant? Wij leggen het allemaal voor je uit in dit artikel.
INretail omzetmonitor
Houd altijd een nauwkeurige administratie bij om een duidelijk beeld te hebben van de financiële situatie van jouw bedrijf. Met behulp van deze gegevens kun je bijvoorbeeld wekelijks de omzetgroei volgen en maandelijks inzicht krijgen in jouw winstgevendheid. Is jouw inkomen volgens plan en moet je mogelijk je uitgaven aanpassen? Welke klanten hebben nog openstaande betalingen en wat is jouw positie ten opzichte van leveranciers? Voor een vergelijking met branchegenoten bieden de INretail omzetmonitoren waardevol inzicht. We hebben specifieke omzetmonitoren voor de sectoren Wonen, Mode, Schoenen en Sport. Daarnaast dienen de benchmarkcijfers van Retailinsiders als een waardevolle bron om de prestaties van jouw bedrijf te vergelijken met die van vergelijkbare ondernemingen.
Eisen aan administratie
Om te kunnen voldoen aan de wettelijke verplichtingen, moet je een complete administratie bijhouden en deze bewaren. De Belastingdienst stelt eisen aan de administratie en daarom moet je de volgende zaken erin opnemen:
- ontvangen facturen en kopieën van uitgaande facturen;
- transactieoverzichten;
- kasadministratie;
- contracten en correspondentie met opdrachtgevers en leveranciers;
- urenadministratie;
- reisadministratie voor auto en/of openbaar vervoer;
- belastingen, zowel btw als inkomstenbelasting;
- modelovereenkomst (voorheen VAR) en
- bedrijfscorrespondentie zoals brieven, e-mails, offertes, contracten, brochures en faxberichten.
In je administratie is het ook belangrijk om een compleet overzicht van alle lopende verplichtingen te hebben, zoals huurovereenkomsten, arbeidsovereenkomsten, automatisering, website/webshop, accountant/boekhouder, verzekeringen, leveranciers, energie, enzovoort. Door deze te borgen in je administratie, houdt je overzicht op de looptijden en kan je makkelijk zien of de voorwaarden nog aantrekkelijk zijn of opnieuw overwogen moeten worden.
Bewaartermijn administratie
De bewaartermijn voor de basisgegevens van je administratie is minimaal 7 jaar en voor gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken is de bewaartermijn minimaal 10 jaar. Bewaar je de gegevens digitaal? Dan moet je ervoor zorgen dat de programma’s en bestanden tijdens de bewaartermijn ook toegankelijk blijven. Met de Belastingdienst kun je afspreken (hoe gedetailleerd) je jouw gegevens digitaal of op papier bewaart. Dit document van de belastingdienst kan daarvoor een startpunt zijn.
Boekhouding uitbesteden of zelf doen
Je kunt zelf je administratie beheren, of deze uitbesteden aan een boekhouder of accountant. Wil je het zelf doen, maak dan gebruik van een online boekhoudpakket en reserveer een vast moment per week om de administratie bij te werken. Je kunt uiteraard de administratie uitbesteden aan een boekhouder of accountant. Deze financiële specialisten helpen met het opzetten van je administratie, geven advies en zijn op de hoogte van verschillende fiscale voordelen. Een goede boekhouder of accountant betaalt zich vaak terug.
AVG
Tot slot is het belangrijk om aan de privacywet te voldoen. Naast het belang dat klanten hierbij hebben, is het ook in eigen belang om goed in beeld te hebben waar data van de onderneming is opgeslagen, hoe het beveiligd is en om actief na te denken over betere omgang en opslag van persoonsgegevens. Een stappenplan om de basis op orde te krijgen vind je hier: Basisverplichtingen privacywetgeving – INretail.
Wil je hulp bij het opzetten of optimaliseren van je administratie en contractbeheer? Neem dan gerust contact met ons op. Samen zorgen we ervoor dat jouw administratie en contractbeheer op orde zijn.
